Het eerste kwartaal van het jaar, een goed moment om zicht te krijgen op de vakantieplanning én het verlofsaldo van werknemers. Bij menig werkgever staan er vacatures uit om gekwalificeerd personeel aan te trekken. Bij een tekort aan mensen binnen de organisatie, schiet vakantie of een paar vrije dagen er wel eens bij in. Tegelijkertijd is het voor werkgever en werknemer belangrijk dat vakantie wordt genoten, ook in tijden van drukte. Werknemers hebben er recht op en de boog kan niet altijd gespannen staan. Het komt geregeld voor dat werknemers nog een behoorlijk aantal vakantiedagen open hebben staan. Hoe belangrijk is het dat een werkgever actief informeert en beleid vormt over het opnemen en verval van vakantiedagen?
Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen
Een werknemer heeft wettelijk recht op 4 keer het aantal uren dat hij per week werkt. Bij een voltijdse werkweek van 40 uur betekent dit recht op 160 uur vakantie, hetgeen neerkomt op 20 vakantiedagen per jaar. De extra vakantiedagen bovenop het wettelijke minimum zijn bovenwettelijke vakantiedagen.
Wettelijke vakantiedagen vervallen in principe een half jaar na het jaar waarin zij zijn opgebouwd. Wettelijke vakantiedagen mogen tijdens het dienstverband niet worden uitbetaald. Bovenwettelijke vakantiedagen mogen langer worden meegenomen, meestal tot een periode van vijf jaar. Werkgever en werknemer kunnen in bepaalde gevallen afwijkende afspraken maken over de inzet van bovenwettelijke vakantiedagen, waarbij het raadzaam is dit schriftelijk vast te leggen. Vaak voorziet een toepasselijke CAO in een regeling. Bovenwettelijke vakantiedagen mogen overigens wel worden uitgekeerd.
Uit dwingendrechtelijke regels en rechtspraak volgt dat het voor een werkgever belangrijk is om de werknemer in de gelegenheid te stellen de vakantiedagen tijdig op te nemen. Vanwege het verschil in verval- en verjaringstermijnen dient werkgever in de verlofadministratie duidelijk onderscheid te maken in (boven)wettelijke vakantiedagen.
Ook dient werkgever een zorg- en informatieplicht na te leven: dit omvat het nauwkeurig en tijdig informeren van werknemer over het tegoed aan vakantiedagen en wanneer ze niet meer geldig zijn, bijvoorbeeld het verlofsaldo per 1 maart, en welke vakantiedagen op 1 juli van het jaar volgend op het kalenderjaar zullen vervallen indien ze niet genoten zijn. Indien werkgever verzaakt, dient werkgever ermee rekening te houden dat het recht op vakantie en/of een financiële vergoeding voor de niet-genoten vakantiedagen niet komt te vervallen en werknemer daardoor een loonvordering heeft.
Zaken op orde
Indien werkgever zich geconfronteerd ziet met een of meer werknemers met een stuwmeer aan vakantiedagen, is het vaak raadzaam de opgebouwde aanspraken over de achterliggende jaren te inventariseren en een standpunt in te nemen over het aantal resterende vakantiedagen per een bepaalde datum. Werknemer kan met werknemer in gesprek gaan over hoe het saldo kan worden teruggebracht naar een gangbaar saldo, waarbij uitbetaling van bovenwettelijke vakantiedagen een optie is. Wellicht zijn er begrijpelijke redenen waarom een werknemer weinig vakantiedagen opgenomen heeft. Wijs werknemer op het belang van tijdig vakantie nemen maar ook op de mogelijke consequenties, zoals het vervallen van het tegoed.
Een gesprek over vakantiedagen uitstellen tot een eventueel einde dienstverband van werknemer, brengt het risico in discussie te geraken over een juist eindsaldo en afrekening van de opgebouwde niet-genoten aanspraken, welke discussie net voor of na een einde dienstverband niet wenselijk is en eenvoudig voorkomen kan worden.
Werkgevers die werknemers met enige regelmaat informeren over het openstaande saldo, werknemers stimuleren om verspreid vakantie op te nemen en in hun bedrijf helder beleid uitdragen (en naleven) over de opbouw, opname en het verval van vakantiedagen, laten zien dat ze betrokken zijn en hebben nauwelijks discussies over vakantiedagen. Bijkomstig voordeel is dat het opnemen van vakantiedagen gedurende het jaar zorgt voor minder ziekteverzuim.
Mocht zich een situatie voordoen waarin werkgever of werknemer hierover juridische bijstand nodig heeft, sta ik u graag met raad en daad ter zijde. U kunt vrijblijvend contact opnemen via info@vanheuradvocatuur.nl of het contactformulier op deze website.
Ga terug